شناسه ملی سند یا به اختصار شمس

شناسه ملی سند یا به اختصار شمس، شناسه‌ای است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، در قالب بارکد دو بعدی (QR Code) ایجاد و بر روی نامه درج خواهد شد که به موجب آن هویت یکتایی برای سند مربوطه که مکاتبات و اسناد دولتی است، در سطح کشور ایجاد می‌کند.

شمس، از ترکیب اقلام اطلاعاتی مانند شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت، شناسه یکتای عمومی (GUID)، کد‌ملی امضا‌کننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان تشکیل شده است. لازم به ذکر است که GUID کد ۳۶ کاراکتری است که توسط سیستم اتوماسیون اداری تولید خواهد شد.

هدف اصلی طراحی شناسه شمس ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری و همچنین افزایش سرعت و ایجاد سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات است. این شناسه امکان بازخوانی و شناسایی توسط اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن های هوشمند را دارد.

قالب اقلام اطلاعاتی در QR Code

شماره نامهتوسط سازمان ایجاد کننده نامه تولید و عموما در سربرگ درج می‌گردد.حداکثر ۲۰ کاراکتر

تاریخ و ساعت ثبت و صدوردر قالب روز ماه سال و ساعت مطابق با استاندارد ISO8601 است.دقیقا ۱۹ کاراکتر

شناسه یکتای عمومی (GUID)توسط سامانه اتوماسیون اداری مکاتبات تولید می‌شود.شامل ۳۶ کاراکتر

کد ملی امضا کننده نامهاگر نامه دارای دوامضا باشد ۱۰ کاراکتر برای امضا کننده اول و ۱۰ کاراکتر برای امضاکننده دوم است.حداکثر ۲۰ کاراکتر

نشانی پست الکترونیک سازمان ایجاد کننده نامهآدرس تعریف شده در شبکه دولتحداکثر ۳۰ کاراکتر

شناسه ملی سازمان ایجاد کننده مکاتبهکد ۱۱ رقمی مربوط به سازمان ثبت شرکت‌هاحداکثر ۱۱ کاراکتر