آئین نامه ها و بخشنامه ها

نظام آیین نامه ها و بخشنامه های داخلی

سوال مهمی که در این خصوص می شود کارایی این بخش در هر سازمانی می باشد. هر سازمان با نداشتن آیین نامه های مختلف در حوزه های کاری، دچار پیچیدگی در روابط کاری و فی مابین بخش های متعددی می شود که با یکدیگر ارتباط کاری دارند.

آیین نامه ها در نرم افزار جامع منابع انسانی آی نو را در یک کلام می توان به عنوان قانون هر سازمان دانست که می تواند تکلیف هر معاونت، مدیریت و بخش های زیرمجموعه را مشخص کند. در هر سازمان سلایق مختلفی در مدیریت ها وجود دارد و بعضا این سلایق موجب اختلافات شدیدی در روند کار می شود. بزرگترین نقش آیین نامه ها، پایان دادن به این سلایق کاری و اختلافات اداری می باشد؛ اختلافاتی که بعضا باعث انحلال تعاملات و حتی کسب و کار می شود.

  0

با مثالی در این خصوص نیاز به داشتن آیین نامه ها و تدوین آنها در هر سازمان را بیان می کنیم:

مدیر مالی یک مجموعه بزرگ که سابقا در شرکت های صنعتی، اداری، خدماتی و … کار کرده است، روال و تعریف کار برای او نسبت به مسئول خزانه داری آن سازمان متفاوت است. در نحوه صدور چک، تنخواه، تسویه حساب در تاریخ 1 مواردی را به خزانه داری ابلاغ می کند. این ابلاغ به صورت شفاهی بوده و ایشان پس از اجرای موارد ارجاعی، مورد عدم رضایت مدیر مربوطه قرار می گیرد. بارها دیده اید که کارشناس یا کارشناسان مربوطه بارها عملیات اجرایی را انجام داده و پس از تلف شدن زمان زیاد و نیز نارضایتی مدیر بالاسر، کار به پایان می رسد. این روند به دفعات تکرار می شود و در نهایت موجب استعفاء کارشناس یا عدم تمدید قرارداد با او می شود. این موضوع یک دلیل بسیار ساده اما کارامد دارد و آن نداشتن آین نامه مالی در آن سازمان است.

آیین نامه ها چارچوب کار، روش اجرا و حتی نوع سند را مشخص کرده و باعث می شود اختلافات بین واحدها و نیز با مدیران برطرف شود. در حوزه تنخواه، کارپرداز در صورت نداشتن شاخص های خرید، میزان حداکثری هر فاکتور، مدل فاکتور و آیتم های چاپی و …، بعد از خرید های فراوان و بازگشت فاکتور از امور مالی و مراجعات مکرر به فروشگاه های مربوطه، می تواند متوجه شود روند کاری تنخواه داری به چه صورت است و با تغییر مدیر مالی، مجددا این مساله تکرار خواهد شد.

به طبقات بالاتر در سازمان برویم. معاون مالی سازمان پس از یک سال فعالیت و با ورود حسابرسان جهت بررسی اسناد مالی برای گزارش به هیات مدیره و مجامع سازمانی، با بندهای مختلفی روبرو می شوند که نظر مدیر کلان سازمان و نیز هیات مدیره را نسبت به ایشان تغییر می دهد. بالاتر از او نگاه هیات مدیره به رییس یا مدیر عامل آن سازمان نیز دچار خدشه شده و این شائبه را پیش می آورد که ایشان در کار خود کم کاری کرده و یا با تخصص های لازم فاصله دارند. مهمترین عامل این مساله نبود انواع آیین نامه های سازمانی است.

کارشناسان و کارکنان یک مجموعه، در حوزه های انضباطی و حراستی با رفتارهای مختلفی روبرو می شوند. ایشان به خاطر وجود قانونی نانوشته و عرفی در سازمان بعضا مورد توبیخ قرار می گیرند. حال اگر آیین نامه انضباطی سازمان به صراحت تدوین و به ایشان ابلاغ شود، اولا رفتارهای خود را با این آیین نامه تنظیم کرده و ثانیا نظام انضباطی سازمان می تواند با استناد به این آیین نامه یا بخشنامه، برخورد لازم و بدون ناراحتی را نسبت به کارکنان متخلف اعمال نماید.

آیین نامه ها تعداد زیادی دارند و به صورت ها و نام های زیادی در سازمان ها ابلاغ می شوند. برخی با یکدیگر ترکیب شده و برخی دیگر تک تک نام گذاری می شوند. در نهایت سازمان های کهنه کار و قدیمی اقدام به تدوین کتاب قانون سازمان نبوده و در یک بررسی کامل از آیین نامه ها و بخشنامه های قدیمی و جدید، موارد غیر ضروری را حذف و موارد لازم را در یک مجموعه کتاب قانون جمع آوری و در دسترس کارکنان خود قرار می دهند. کارکنان نیز در هر مرحله نیاز خود به آن مراجعه کرده و بدین شکل پیچیدگی های اداری برطرف می شود.

از سویی دیگر این مساله در برخورد با ارباب رجوع و مشتریان و سایر اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط با سازمان وجود دارد و در صورت نداشتن قانون لازمه، کارکنان به صورت کاملا سلیقه ای با ایشان برخورد و در اکثر مواقع، رنجش و نارضایتی مشتریان را ایجاد می کند.

در زیر برخی از این آیین نامه ها به صورت کلی ذکر شده است:

1- آیین نامه مالی

2- آیین نامه معاملات

3- آیین نامه حقوق و دستمزد

4- آیین نامه انضباطی

5- آیین نامه بازاریابی و فروش

6- آیین نامه ماموریت

7- آیین نامه انواع مرخصی ها

8- آیین نامه تسهیلات و وام ها

9- آیین نامه رفاهی

10- آیین نامه استخدام و گزینش

و ده ها آیین نامه داخلی دیگر

  0

پیشنهاد اجرایی بسیار ویژه

یکی دیگر از مهمترین نقش های آیین نامه های داخلی، تنظیم قوانین دولتی مانند حوزه بیمه تامین اجتماعی، مالیات و سایر قوانین بالادستی می باشد. پیشنهاد می شود با تدوین آیین نامه های مختلف خود به ویژه مالی، اولا امضاء مدیران کلان سازمان و پس از آن هیات مدیره را گرفته تا در صورت ایجاد مشکلات احتمالی، به این اسناد بالادستی استناد گردد. ثانیا آیین نامه مالی یا اداری خود را طی مکاتبه ای به ادارات مالیات، کار و تامین اجتماعی ارسال نمایید و اذعان کنید که از این آیین نامه در مدیریت سازمان بهره برداری می شود.

خلاصه

   – استناد به آیین نامه ها در برابر مدیران میانی

   – استناد به آیین نامه ها در برابرمدیران کلان

   – استناد به آیین نامه ها در برابرهیات مدیره

   – استناد به آیین نامه ها در برابر حسابرسان مالی موسسات یا مستقل

   – استناد به آیین نامه ها در برابرممیزهای مالیاتی

   – استناد به آیین نامه ها در برابرحسابرسان بیمه تامین اجتماعی

البته فراموش نشود این آیین نامه ها باید براساس قوانین سازمان برنامه و بودجه، سازمان مالیات، سازمان تامین اجتماعی، وزارت کار و … تهیه و تدوین شود و قوانین مربوطه در مواد قانونی داخلی دیده شود و الا استناد به آنها در برابر مراجع قانوین ذکر شده کاری از پیش نمی برد.

موسسات حسابرسی و یا حسابرسان مستقل در صورت وجود آیین نامه های مالی و معاملاتی و اداری، در ابتدا به این موارد مکتوب مراجعه و پس از آن گزارش های خود را اعلام می دارند. پس بهتر در این رابطه موضوع بسیار جدی گرفته تا روند رسیدگی های مالی و اداری را کوتاه، ساده و کم هزینه تر نمایید.

در نرم افزار جامع منابع انسانی آی نو، صفحات مختلفی برای این موضع مهم در نظر گرفته شده است تا مدیران و کارکنان سازمان بتوانند به راحتی و براساس نوع نیاز و دسترسی به آنها مراجعه کنند. در این بخش های نرم افزار قوانین کشوری، سازمان های دولتی و … و نیز آیین نامه های داخلی سازمان متبوع را قرار داد. تجربه گروه نرم افزار آی نو با مشتریان و خانواده خود نشان می دهد، سازمان هایی که آیین نامه ها و قوانین خود را به دقت تدوین کرده اند، کمترین مشکلات و اختلافات را در سطح خود داشته و این موضوع نقش عجیبی در رشد و توسعه آن سازمان داشته و دارد. پیشنهاد می کنیم تا با برنامه ریزی دقیق در این خصوص و با استفاده از مشاوران حرفه ای و تخصصی، به پیشرفت مجموعه خود کمک نموده و هزینه های مربوطه را به عنوان سرمایه گذاری جدیدی برای سازمان در نظر گیرید.

نرم افزار جامع منابع انسانی آی نو در سه بخش زیر صفحات خود را طراحی و ارائه داده است:0

   – امکان تعریف انواع گروه­های آئین نامه و بخشنامه ها

   – امکان تعریف انواع آئین نامه و بخشنامه ها

   – امکان پیوست فایل های مربوط به آئین نامه و بخشنامه ها