سیستم مدیریت جلسات

امروزه ثبت اطلاعات و آرشیو صورت جلسات برای سازمان‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. تشکیل جلسات  به صورت درون و برون سازمانی به منظور تبادل نظر و اخذ تصمیمات، یک رویه عادی و البته با اهمیت در سازمان‌هاست. برگزاری جلسات در سازمان‌ها ضمن بهبود فضای گفتمان و اشتراک نظر، موجب بهبود فرآیندهای سازمانی و تبادل اطلاعات نیز خواهد شد. تنظیم و ثبت محتوای جلسات به صورت الکترونیکی و بدون کاغذ یک ضرورت است که ضمن تسریع روند ثبت و صدور صورتجلسات، موجب کاهش هزینه‌ها در سازمان نیز خواهد شد.

سیستم مدیریت جلسات پرگار یک سیستم مدیریتی هوشمند است که با درک ارزشمندی عنصر زمان  در سازمان‌ها، به‌ منظور انسجام و سازمان‌دهی بهتر جلسات و پیگیری مصوبات آن طراحی و توسعه یافته است. این نرم‌افزار با استفاده از تقویم و سررسید پرگار، ضمن تخصیص آن به کاربران استفاده‌کننده از آن، قابلیت تعریف زمان‌بندی دقیق جلسات را به منظور برنامه‌ریزی و برگزاری بهتر جلسات در اختیار کاربران قرار می‌دهد. از سویی دیگر، بهره‌مندی از تقویم و سررسید پرگار با قابلیت تعریف مناسبت‌های کاری، بخش قابل‌ توجهی از فرآیندهای مربوط به هماهنگی و پیگیری قبل، حین و بعد از برگزاری جلسات را با ثبت دقیق صورتجلسات و پیگیری مصوبات آن پشتیبانی می‌کند و سهم قابل ملاحظه‌ای را در تسهیل مدیریت جلسات در سازمان‌ها ایفا می‌کند.

امکانات

• تعریف تقویم عمومی به همراه تعیین روزهای کاری و تعطیل
• تعریف تقویم سازمانی به ازای هر جایگاه سازمانی
• مشاهده قرار و جلسات به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه جهت مشاهده زمان‌های “آزاد” و “مشغول” کاربر
• تعریف قرار ملاقات به صورت شخصی و سازمانی
• تعریف جلسات به صورت دوره‌ای
• اطلاع‌رسانی به حاضرین جلسه در صورت تغییر یا لغو جلسه، از طریق پیام در کارتابل
• تفویض اختیار یک یا چند تقویم سازمانی برای مسئولین دفاتر و دبیران جلسه
• تعریف دسته‌بندی جهت ایجاد انواع جلسه در واحدهای سازمان
• تعریف محل جلسه، نوع پذیرائی و الگوی شماره‌دهی در دسته‌بندی جهت استفاده در انواع جلسات
• ایجاد تقویم برای هر محل جلسه جهت مشاهده‌ی جلسات و زمان‌های آزاد آن محل جلسه
• تعریف الگوی شماره‌دهی برای جلسه، دستورجلسه و مصوبه
• تعریف یک یا چند دبیر جلسه برای نوع جلسه، جهت استفاده و مدیریت جلسات
• ارسال دعوتنامه به حضار و میهمانان جلسه از طریق پیام به کارتابل، ارسال نامه و پیامک
• ایجاد دستور جلسه قبل از برگزاری جلسه توسط دبیر جلسه
• ایجاد یک یا چند مصوبه به ازای هر دستور جلسه بعد از برگزاری جلسه
• ایجاد یک یا چند اقدام‌کننده و پیگیری‌کننده به همراه مهلت اقدام، برای هر مصوبه
• ایجاد نامه‌ جهت ابلاغ یک یا چند مصوبه از طریق تهیه پیش‌نویس
• تعیین وضعیت حضور مدعوین جلسه، از طریق قسمت حاضرین و غایبین جلسه
• ایجاد نامه‌ی صورتجلسه از طریق تهیه‌ی پیش‌نویس و ایجاد فرم
• امکان گزارش‌گیری بر اساس تمامی اطلاعات جلسه، دستور جلسه و مصوبه