سیستم مدیریت خرید و تدارکات

با توجه به شرایط دشوار کنونی کسب و کارهای ایرانی که بخشی از آن به واسطه تحریم‌ها تحمیل شده است؛ لزوم کاهش هزینه‌ها و عدم هدر رفت منابع مالی به ویژه در  کسب و کارهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی جهت تأمین کالاها و خدمات ضروری به نظر می‌رسد. امروزه واحدهای خرید و تدارکات در سازمان‌ها به منظور تهیه کالاها، خدمات و تجهیزات در بخش‌های مختلف یک سازمان به وجود آمده‌اند؛ از همین رو این واحدها در سازمان‌ها، بیشتر نقش ستادی را عهده‌دار هستند. لزوم وجود واحد خرید و تدارکات بیشتر در سازمان‌هایی است که درخواست‌های خرید کاربران در یک عملیات هماهنگ با دیگر واحدها صورت می‌پذیرد و بیش‌تر به صورت فرآیندی است. خرید و تدارکات در یک سازمان فرآیندی است که از تصمیم‌گیری برای خرید گرفته تا انطباق با برنامه‎‌ای مدون برای تهیه و تأمین نیازمندهای سازمان‌ها با قیمت و کیفیت مطلوب در چهارچوب قوانین حاکم بر هر سازمانی را در برگرفته است و همین به وجود یک مدیریت متمرکز در سازمان کمک می‌کند.

سیستم خرید و تدارکات انبار پرگار فرآیندی نمودن درخواست خرید کالا تا دریافت و تحویل و تسویه آن توسط تأمین‌کنندگان را انجام می‌دهد و به مدیران برای تصمیم‌گیری بهتر در جهت انتخاب مناسب‌ترین منبع برای تهیه اقلام‌ و کالا‌ها یاری می‌رساند؛ که در نهایت موجب می‌شود فرآیندهای کاری با دیگر سیستم‌های مرتبط به نحو مطلوب‌تری انجام شود. این سیستم به واسطه یکپارچگی و جامعیت با سیستم‌های یکپارچه مالی پرگار به صورت مستقیم با سیستم‌های حسابداری، انبار، اموال و دارائی ثابت در ارتباط است.

نرم‌افزار مدیریت خرید و تدارکات پرگار با هدف مدیریت متمرکز تحویل کالاهای لازم برای واحدهای مختلف سازمان طراحی شده است و به مدیریت مؤثر هزینه‌ها کمک می‌کند؛ تا موجب افزایش بهره‌وری سازمان‌ها با استفاده از یک سیستم مالی یکپارچه نرم‌افزاری باشد. این نرم‌افزار با اطلاع برخط از اقلام مورد نیاز سازمان و موجودی انبار، پیش‌بینی‌های لازم را به منظور خرید آن‌ها به واسطه ارتباط مستقیم با سیستم‌های مدیریت انبار و اموال به اطلاع تأمین‌کنندگان می‌رساند و فرآیند خرید و تدارکات را سامان‌دهی می‌کند. همچنین با ارائه یک راه حل دقیق و جامع به یکپارچه‌سازی فرآیندهای استعلام، خرید، مناقصه، نظارت و… یاری می‌رساند و یک خط ارتباطی مستقیم بین سازمان و ارائه دهندگان کالاها و خدمات برقرار می‌سازد.

امکانات

• امکان تعریف تأمین‌کنندگان حقیقی و حقوقی در سیستم تدارکات
• امکان تعریف واحدهای خرید متفاوت در سیستم تدارکات و ارتباط دادن هر انبار به هر واحد خرید
• امکان ارسال در خواست خرید از انبار به واحدهای خرید مرتبط در تدارکات به صورت خودکار
• امکان نرخ‌گذاری کالاهای مورد درخواست جهت خرید بر اساس میانگین، آخرین ، پایین‌ترین و بالاترین نرخ با احتساب درصد انحراف بر مبنای درخواست‌های خرید ارسال شده از مدیریت انبار
• امکان تأیید و ویرایش در مراحل مختلف گردش درخواست خرید
• گردش درخواست‌های خرید خودکار صادر شده طبق نیاز سازمان
• امکان ارجاع درخواست خرید به کارپردازان مد نظر
• امکان انتخاب تعداد مراحل گردش تأیید درخواست خرید
• امکان انجام فرآیند برآورد نرخ سیستمی برای درخواست‌های خرید
• امکان ساخت گروه‌های خرید تخصصی و عمومی
• قابلیت بارگذاری ضمایم به اسناد تدارکات
• امکان صدور فاکتور قطعی بر اساس فاکتورهای رسیده شده در انبار و امکان ویرایش و تأیید در مراحل مختلف فرآیند تأیید
• قابلیت تعیین سقف تنخواه در سازمان
• امکان ایجاد مجوزهای تنخواه به تفکیک کارپردازان تعریف شده در سیستم
• امکان تعیین دوره تسلیم مدارک، دوره ترمیم تنخواه، متوسط پرداخت روزانه، حد مجاز پرداخت‌های اولیه و ثانویه و نوع تضامین دریافتی تنخواه‌گردان به تفکیک کارپردازان تعریف شده در سیستم
• امکان ثبت اطلاعات دریافت تنخواه در سیستم بر اساس مجوز و به صورت سیستمی
• امکان دریافت گزارش صورت خلاصه تنخواه به تفکیک کارپردازان تعریف شده در سیستم
• امکان ثبت پرداخت‌های انجام شده هر کارپرداز در سیستم و اخذ خروجی‌های سیستمی
• امکان اخذ گزارش دفتر تفصیلی تنخواه‌گردان به تفکیک کارپردازان تعریف شده در سیستم در بازه‌های تاریخی انتخابی
• امکان تعریف دسته‌بندی تأمین‌کنندگان، گروه‌های فعالیت و گروه‌های کالا و خدمات در سیستم مطابق با سامانه ستاد
• ارسال فاکتور مربوطه به حسابداری جهت صدور سند حسابداری به صورت خودکار
• تعریف و سفارشی‌سازی الگوهاى چاپى براى اسناد خرید
• بهره‌مندی از سیستم گزارش‌ساز پویا شامل:
  • پشتیبانی از یک محیط گزارش‌ساز پیشرفته با امکان ساخت انواع مختلف گزارش از قبیل: چاپی، آماری، مقایسه ای و …) جهت اخذ گزار ش های مورد نیاز تدارکات.
  • قابلیت تعریف و سفارشی‌سازی گزارشات مختلف به تفکیک کاربر
  • اعمال محدودیت ارائه اطلاعات به اعمال شروط پیش‌فرض گزارش
  • اعمال فیلترهای مختلف جهت ارائه اطلاعات پیش‌فرض گزارش
  • اختصاص تعداد نامحدود چاپ گزارش به هر گزارش
  • اعمال دسترسی به هر گزارش به تفکیک کاربر
  • امکان ساخت انواع گزارش به دلخواه کاربر با افزودن یا حذف فیلدهای انتخاب شده
  • امکان ذخیره نماهای متعدد در گزارشات ساخته شده در گزارش‌ساز پویا