سیستم اتوماسیون اداری

با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، سرعت گردش مکاتبات و همچنین دستیابی به آن و سوابق به صورت چشمگیری افزایش می یابد. لازم به ذکر است که مصرف کاغذ و هزینه های جانبی شرکت یا سازمان نیز به طرز قابل ملاحظه ای کاهش پیدا می کند.

سیستم اتوماسیون اداری شرکت تورین تن با نام تجاری تورین تن عرضه می شود. تورین تن یک سیستم نرم افزاری وب بنیاد است.

معماری سیستم جهت پاسخگویی به انبوه کاربران، بصورت مرکزیت یافته (Centralized) بر اساس قابلیتهای ذاتی وب، طراحی شده است که این ویژگی سیستم باعث می شود محدودیت های مکانی و فضایی کاملاً از بین برود.

با ورود سیستم نرم افزاری تورین تن ( D o c u . N e tTM ) ، حجم کاری در دفاتر اداری سازمان کاهش و راندمان کیفی، افزایش می یابد. همچنین با استفاده از قابلیت های گزارش گیری سیستم که به صورت پویا، با توجه به وضعیت‏ نامه ها، شرایط و محدوده مورد نظر و پارامترهای نامه ‏ها در سطح دسترسی هر کاربر به صورت شروط ترکیبی و ساده انجام می پذیرد امکان کنترل و نظارت بر روی عملکرد پرسنل و حجم ورودی و خروجی مکاتبات فراهم می گردد.

این سیستم به عنوان شاخص ترین دستاورد شرکت تورین تن بدون محدودیت تعداد کاربران بر خط می تواند با بهره گیریاین سیستم به عنوان شاخص ترین دستاورد شرکت تورین تن بدون محدودیت تعداد کاربران بر خط می تواند با بهره گیری از ویژگی های زیر ،مدیریت اثر بخش و کارایی را بر مجموعه فعالیت های سازمان اعمال نماید .

گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان

جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده

پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان

حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری

اعمال کنترل مناسب بر کاربران و اطلاعات طبقه بندی شده

ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات

بهبود ارتباطات درون سازمان

رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده هاو ابزار

کاهش خطرات ومشکلات محیطی و آتش سوزی

افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری

قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز

کاهش کارهای مسئولان دفاتر، منشی ها، تایپیست ها

هدف اتوماسیون اداری تورین تن ( ( D O C U . N E TTM

هدف اصلی طراحی سیستم دبیرخانه الکترونیکی تورین تن ( D o c u . N e tTM ) کمک به سازمانها در رویارویی با حجم انبوه مکاتبات، و مدیریت انبوه مستندات، بوده است. با توجه به اینکه مکاتبات اداری در سازمانهای دولتی، در گسترده ترین و پیچیده ترین شکل خود جریان دارد. بر این اساس شرکت تورین تن، بستر شناخت را از میان سازمانهای دولتی انتخاب کرده است

با توجه به محدودیت های موجود در سیستم مکاتبات سنتی ممکن است برخی از اقداماتی که بر روی نامه صورت می پذیرد قابل مشاهده و پیگیری نباشد ولیکن با استفاده از سیستم نرم افزاری   تورین تن ( D o c u . N e tTM ) این محدودیت کاملاً برطرف میگردد و تمامی اقدامات انجام شده بر روی نامه قابل مشاهده و پیگیری می باشد. پس از ایجاد پاسخ برای فرستنده اصلی نامه می توان با استفاده از امکان ثبت نامه ارسالی، نامه مورد نظر را ارسال نمود که با استفاده از امکان پیگیری سیستم می توان گردش کامل نامه ورودی و خروجی را مشاهده نمود.