سامانه مکاتبات

اتوماسیون اداری تحت وب الماس گام یکی از محبوب ترین و موفق ترین نرم افزارهای خودکار سازی امور اداری است که تا به امروز توانسته نیاز بسیاری از شرکت ها و سازمان های دولتی و خصوصی را برآورده کند. نگاهی گذرا به مشتریان این محصول خود به خوبی گویای این مطلب است.

این سیستم در دو نگارش جداگانه برای سازمان های کوچک در محیط LAN و برای سازمان های بزرگ و گسترده در محیط Web قابل اجراست. این سیستم امکانات گسترده ای در اختیار سازمان می‌گذارد که در ادامه اشاره خواهد شد.

نگهداری اسناد در سازمان هایی که به روش سنتی اداره می شوند, به گونه ای است که همواره نگرانی هایی را برمی انگیزد و از این رهگذر چه بسیار اسناد با ارزش که از بین می رود و یا کسی به آن ها دسترسی ندارد. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی کارآمد پاسخ مناسبی به همه این پرسش هاست و این نگرانی ها را برطرف می کند. سیستم مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد و مدارک از اسناد یک سازمان با اسکن آن ها یک نسخه الکترونیک تهیه می کند و مزایای زیر را به بار می آورد

• آزاد شدن فضاهای اشغال شده توسط اسناد
  در حال حاضر فضای زیادی در ادارات و سازمانها با مدارک کاغذی اشغال شده است ، که با توجه به قیمت بسیار بالای زمین و هزینه هایی نگهداری مخازن، این امر کاملا غیر اقتصادی است

• هیج سندی گم نمی شود
  بسیاری از اسناد در بایگانی ها مفقود می شوند ،در آرشیو اسناد بصورت الکترونیکی همیشه نسخه ی پشتیبان وجود دارد و به هیچ وجه سندی گم و یا نابود نمی شود

• هیج سندی نابود نمی شود
  کاغذ به سبب کاغذ بودنش، عمر محدودی دارد و در بهترین شرایط هم به مرور از بین می رود.

• هیج سندی اشتباه بایگانی نمی شود
  در بایگانی سنتی، گردش مدارک و بایگانی مجدد به صورت دستی انجام می شود و به همین دلیل اشتباه ،اجتناب ناپذیر است.

• امکان دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان
  وقتی اسناد در محل اداره بایگانی شده اند ، بدین معناست که شما دسترسی خود را به مکان اداره و زمان اداری محدود کرده اید، در صورتی که می توانید با پویش اسناد و ذخیره ی آنها به صورت دیجیتالی در هر زمان و هر مکان به آنها دسترسی داشته باشید.

• شفاف سازی
  با پویش اسناد ، دسترسی به مدارک به مراتب آسانتر خواهد شد،بنابراین مخفی کاری و فساد اداری از بین می رود.

• صرفه جویی درکاغذ (حفاظت از محیط زیست)
  با صرفه جویی در کاغذ نه تنها واردات این محصول را کاهش می دهید بلکه از قطع شدن درختان بی شماری جلوگیری می کنید و با این کار در جهت حفظ محیط زیست گام موثری بر خواهید داشت.

• پاسخ به ارباب رجوع در حداقل زمان ممکن
  علی‌رغم تلاش‌های کارمندان دفتری ، در اکثر موارد رضایت کامل ارباب رجوع حاصل نمی‌گردد. با بهره‌گیری از سیستم‌های مکانیزه ، کارکنان می‌توانند به سهولت رضایت ارباب رجوع را جلب کرده و در کمترین زمان بیشترین خدمت را ارائه نمایند.

مدیریت مکاتبات

استفاده از مدیریت مکاتبات الماس گام ،دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران،کارشناسان،کارکنان دبیرخانه و بایگانی و نیز ارباب رجوع یک سازمان به دنبال دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

• برخورداری از امنیت بسیار بالا که با استفاده از ابزارهای پیچیده و نرم‌افزارهای مناسب حاصل شده است
• ایجاد کارتابل الکترونیکی برای سهولت و سرعت بخشیدن به امور کارکنان بویژه مدیران
• ایجاد تقویم کاری برای برنامه ریزی و پیگیری کارها
• جستجوی آسان در یافتن سابقه نامه بمنظور تسریع در اتخاذ تصمیم‌های مناسب و در نتیجه صرفه‌جویی در زمان و استفاده بهینه از منابع ، بویژه نیروهای انسانی.
• تولید گزارش‌های مورد نیاز با قابلیت تحلیل و یا ارائه به واحدهای دیگر

• تأیید کارها و امضای اسناد بصورت دیجیتالی با استفاده از کلید خصوصی افراد و لحاظ نمودن ملاحظات امنیتی
• دریافت و ارسال پست الکترونیک بصورت مستقیم توسط سیستم
• قابلیت تعامل با فاکس سرور برای مدیریت دریافت و ارسال فاکس‌ها درکلیه واحد‌های مجاز سازمانی
• مدیریت دسترسی اشخاص به اسناد طبقه‎بندی شده براساس مجوزهای تعریف شده در سیستم
• تعیین جانشین برای هریک از سمت‎های سازمانی شخص با سطوح دسترسی مختلف
• تعریف فرآیند خودکار برای ارجاع اتوماتیک اسناد

• تعریف دبیرخانه‎های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه
• استفاده از تمامی قابلیت‌های ویرایشگر Microsoft Word بطور مستقیم از داخل سیستم
• ساخت انواع گزارش‌های مدیریتی در بازه‌های زمانی مختلف برای تجزیه وتحلیل عملکرد سازمان
• دریافت و ارسال انواع فایل و پیام جهت انجام امور شخصی یا روان‌سازی امور اداری
• استفاده از سرویس مبادله الکترونیکی نامه باسیستم‌های اتوماسیون‌اداری سازمان‌های دیگر مبتنی‌ بر پروتکل استاندارد ECE
• ایجاد تابلوی الکترونیکی اعلانات برای اطلاع رسانی سریع به مخاطبان

کاربری ساده در سامانه مکاتبات

کاربری ساده و قابل انطباق با نیازمندی‎های کاربران در ضمن فراهم نمودن امکانات متنوع و سرعت بالا در اجرا در کنار آموزش و شبکه گسترده پشتیبانی شرکت گام‎الکترونیک در سطح کشور، باعث می‎شود تا محصول به سرعت توسط کاربران مورد پذیرش قرار گرفته و سازمان مشتری از مزایای آن بهره‌مند گردد.

سوالات مرتبط با سامانه مکاتبات

آیا سیستم اتوماسیون اداری الماس گام تحت وب می باشد؟

بله، سیستم اتوماسیون اداری الماس گام مبتنی بر وب می باشد.

اتوماسیون اداری الماس گام تحت چه مرورگرهایی اجرا می شود؟

سیستم اتوماسیون اداری الماس گام تحت مرورگرهای Chrome و IE، Firefox اجرا می‌شود.

ECE چیست؟

تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Crospandence Exchange) یا بطور مخفف ECE یکی از پروتکل هایی است که مبتکر آن شرکت گام الکترونیک بوده که بعدها توسط بخش های خصوصی و دولتی مورد استقبال قرار گرفته است و بعد ازآن کمیته ایدر سازمان نظام صنفی کشور جهت تدوین و استانداردسازی ‌ECE تشکیل شده است. در واقع پیش از تدوین این پروتکل بسیاری از سازمانها که از سیستم مکانیزه مکاتبات اداری برای ثبت و پیگیری مکاتبات خود استفاده می‌کردند به هنگام ارتباط با سازمان های بیرونی مجبور بودند که برگشتی ناخواسته به روال کاغذی در مکاتبات داشته باشند.با تدوین پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE) این محدودیت رفع گردید.

آیا با مراکز دولتی هم همکاری داشته اید؟

در فهرست مشتریان این شرکت حدود ۶۰۰ سازمان خصوصی و دولتی مختلف وجود دارند که از مزایای سیستم گردش الکترونیک مکاتبات برخوردار می‌باشند، مشتریانی از جمله کمیته امداد امام خمینی، سازمان حج و زیارت، بانک ملت، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، بانک سپه، بانک تجارت، بانک مرکزی، بانک ملی ایران و …

بزرگترین مشتری شما کدام سازمان و شرکت می باشد؟

شرکت گام الکترونیک با بیش از ۲۸ سال سابقه فعالیت در عرصه انفورماتیک کشور و تولید ۱۶ نگارش نرم افزار ویژه ی اتوماسیون اداری و فرآیندها، اجرای بزرگترین پروژه های اتوماسیون اداری و فرآیندهای کشوری را در سابقه درخشان خود ثبت نموده است.مشتریانی مانند کمیته امداد امام خمینی با ۲۸۵۰۰ کاربر با معماری متمرکز، بانک ملت با پراکندگی ۳۵ نقطه و حدود ۱۴۵۰۰ کاربر، بانک سپه با پراکندگی ۳۶ نقطه و حدود ۱۱۰۰۰ کاربر، بانک تجارت با بیش از ۱۱۷۰۰ کاربر و …

آیا شرکت گام الکترونیک در زمینه امنیت نیز فعالیتی دارد؟

در دنیای دیجیتال، بزرگترین سرمایه افراد، شرکت‌ها، سازمان‌های دولتی یا خصوصی، اطلاعات می‌باشد. این اطلاعات بشکل خام و یا ساختار یافته مورد استفاده قرار می‌گیرد. به همین دلیل دغدغه اصلی و مخاطره آمیزترین موضوع در این عرصه، سرقت و افشای اطلاعات و پراهمیت‎ترین واژه در این فضا، امنیت اطلاعات است. برخی از جنبه‌های مهم امنیت در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات، موضوعاتی نظیر”امنیت برروی کامپیوترهای شخصی”، “امنیت در محیط شبکه” و “امنیت کانال های ارتباطی” می باشد که شرکت گام الکترونیک با پیشینه ۱۹ سال فعالیت در جنبه های مختلف، به بیش از ۸۰۰ مشتری در این حوزه خدمات مستمر ارائه کرده و رضایت اشخاص حقیقی و حقوقی را در کارنامه خود ثبت کرده است.